DIGITALISERING: Udprintede mails, ringbind og generelt manuelt drevet arbejde. Det var virkeligheden, da Ib Madsen sammen med Trine Hybjerg og investeringsselskabet Buur Invest A/S overtog den lokale virksomhed Glaspartner A/S i 2019.

Det var ikke en overraskelse for de nye ejere, at Glaspartner dengang var bagud i forhold til digitaliseringen. Tværtimod var det præmissen for overtagelsen, hvor de nye ejere mente, at de havde nogle svar på, hvilken retning virksomheden skulle bevæge sig i på den digitale front.

- Jeg tror, at det, vi overtog, og det, vi kiggede ind i, nok var et typisk billede på, hvordan en mindre eller mellemstor virksomhed ser ud. Der var masser af gode intentioner og forståelse for, at det er den vej, tingene går, men der var samtidig en berøringsangst og måske uvidenhed om, hvordan man kommer i gang. Alle ved godt, det skal ske, og hvad det er, der skal ske i overskrifter, men derfra til så at komme i gang - det er en helt anden opgave, siger Ib Madsen, der er direktør i Glaspartner A/S.

Men nogle gange er gode idéer ikke nok. For når man træder ind i en virksomhed af Glaspartner A/S' størrelse, mangler der ofte en it-afdeling med de rette kompetencer for digitalisering.

Det samme gjorde sig gældende her, hvor hverken Ib Madsen eller Trine Hybjerg selv mente, de havde de rette kompetencer eller baggrund til at gribe opgaven an på egen hånd.

- Vores tilgang var at søge hjælp udefra. Erhvervshus Sydjylland var et af de steder, vi henvendte os til. Men vi var også helt fra start bevidste om vores egne udfordringer og opsøgte derfor også støtteprogrammer i forhold til digitalisering. Vi var generelt meget åbne for at få hjælp udefra, siger Ib Madsen.

For en virksomhed som Glaspartner A/S, der var så manuel, som den var tilbage i 2019, kan det være svært at vide, hvor man skal starte digitaliseringsprocessen. Før Ib Madsen og Trine Hybjerg kom til, printede man mails ud og afleverede til sin kollega i stedet for at videresende dem i systemet.

Ordre og tilbud blev printet og arkiveret i ringbind, og der fandtes ikke noget digitalt arkiv eller produktionsplanlægning.

- De ting er relativt simple at få ændret, men det er de lavthængende frugter, som alle kan forholde sig til. Når ting er så manuelle, så er alt det andet som produktionsplanlægning og kommunikation af ordre også manuelt og håndbart. Og det var der, digitalisering blev en svær øvelse, siger Ib Madsen og tilføjer:

- Der manglede vi kompetencer med vores størrelse virksomhed. Vi havde brug for at få beskrevet, hvor vi skulle starte. Vi manglede et overblik over, hvordan vi fik tingene gjort i den rigtige rækkefølge, og derfor opsøgte vi både støtteprogrammer og eksperter, der kunne komme ud i virksomheden og hjælpe.

Med den hjælp og tilgang er der også sket meget i Glaspartner A/S i løbet af de seneste to år. Udover at droppe ringbindene og udprintede mails har de investeret i robotter, der kan kommunikere med hinanden og online, så de kan gøre både medarbejdernes arbejdsdag og kundernes oplevelser bedre.

- Vi er i fuld gang med at investere i nye systemer, der kan fjerne de sidste manuelle processer og gøre kommunikationen smartere. Det handler om rigtig mange store investeringer nu, hvor vi har fået lagt planen og fået overblikket, så det er nok en on-going proces for os, som man aldrig bliver færdig med, siger Ib Madsen.

Opgaven med digitaliseringen har da også sat sit præg på både virksomheden og medarbejderne.

Glaspartner A/S har gennem deres nye digitale investeringer øget deres muligheder for at få flere ordrer igennem, ligesom Ib Madsen har kunnet se på sine medarbejdere, at de har haft stor glæde af den digitale udvikling.

- Vores medarbejdere har reageret positivt på, at der er nogle gentagende manuelle processer, der før har fyldt meget, som er forsvundet, så de har kunnet koncentrere sig om at bruge deres tid mere positivt. Så både på den menneskelige side er der sket nogle positive ting, men selvfølgelig også for virksomheden ved, at vi har øget vores effektivitet, siger Ib Madsen.

Men digitaliseringsprocessen har dog også affødt nye udfordringer i form af, at de nu flytter nogle flaskehalse rundt i virksomheden.

- Der er altid noget nyt, man skal forholde sig til og et nyt sted, hvor tingene så bliver en eller anden form for flaskehals. Det er noget, vi kan se, kommer til at køre sådan i rigtig mange år. Men når man har sagt A, er man nødt til også at sige B, siger Ib Madsen og fortsætter:

- Det er en stor proces og et stort projekt, som der ikke rigtig er nogen returknap på, når man er i gang. Men det er en spændende opgave, og vi kan se, at virksomheden og medarbejderne udvikler sig i takt med, at vi arbejder med tingene. Så overordnet set er det en positiv oplevelse at komme i gang med det her.

En af de ting, Glaspartner A/S arbejder videre med i forhold til digitaliseringen, er en app, der skal give kunderne en bedre oplevelse. En prototype lå allerede klar sidste år, men fordi de 1. januar 2021 overtog en konkurrent i Nordjylland, er processen blevet forsinket.

Det skyldes, at der nu er to systemer, der skal køres sammen til en fælles app. Men Ib Madsen håber, at appen, der er designet med input fra Glaspartners kunder, snart kan blive taget i brug.

- Vi har kigget længere frem for at se, om det kan give os nogle fordele at træde ind på det her marked, men det er egentlig ikke hovedmotivationen. Vi har tidligere kommunikeret rigtig meget med vores kunder telefonisk, og der kan ske mange misforståelser og fejl på den måde. Så det er egentlig for at give vores kunder en bedre oplevelse, så de bestiller gennem appen, og deres ordre så går direkte videre i systemet til produktionen, så vi undgår dobbeltbehandling af en ordre, hvor der kan ske fejl, afslutter Ib Madsen.

DIGITALISERING: For to år siden begyndte en ny og spændende udvikling for den lokale storentreprenør Muffbyg A/S. Startskuddet var virksomhedens hjemmeside, der dengang trængte til en opdaterende hånd.

Opgaven faldt til regnskabs- og HR-chef Maria Kunø Hjerrild, som i slutningen af 2019 gik i gang med at udvikle virksomhedens hjemmeside.

En opgave, hun på forhånd havde tænkt, var lige til at gå til. Men da hun greb fat i hjemmesiden, dukkede flere spørgsmål op, der kickstartede en større udvikling for Muffbyg A/S.

- Da jeg begyndte at spørge, hvad der skulle stå på hjemmesiden, og hvem Muffbyg A/S egentlig var, blev det en rigtig svær opgave. For der var ingen, der vidste, hvad der skulle stå på vores nye hjemmeside, siger Maria Kunø Hjerrild.

Det stod derfor klart for Maria Kunø Hjerrild og Muffbyg A/S, at der lå en større opgave foran dem, der ville kræve hjælp. Derfor kontaktede de Business Esbjerg, som satte dem i kontakt med Erhvervshus Sydjylland, der knyttede forretningsudvikler Rikke Boel til opgaven.

Hun anbefalede dengang, at Muffbyg A/S skulle bruge kunderejsen. Kunderejsen er en metode, hvor man ser alle de trin og kontaktpunkter, kunderne går igennem. Man kortlægger kundernes oplevelser fra start til slut.

Den kortlægning af kunderejsen skulle Muffbyg integrere med en analyse af deres kunder. De havde nemlig også brug for at vide, hvordan deres kunder så ud på tidspunktet, samt hvordan deres ønskekunder så ud.

- For at vide hvordan vores ønskekunder så ud, var vi nødt til at vide, hvem vi var, og hvem vi gerne ville være. Derfor kontaktede vi en anden konsulent, der byggede vores virkelighed i lego til en workshop, hvor alle projektledere og funktionærer var med. Det var nemlig vigtigt for bestyrelsen, at medarbejderne følte ejerskab i forbindelse med den nye strategi, vi skulle til at lægge, siger Maria Kunø Hjerrild.

I løbet af workshoppen fik alle i Muffbyg A/S derfor en visuel repræsentation af, hvem de var på daværende tidspunkt, hvor de gerne ville være om to år og vejen derhen - alt sammen i lego.

- Den workshop fandt sted i december 2019. Nu sidder vi her knap to år senere, og jeg kan med ro i maven sige, at vi har nået vores mål og mere til, siger Maria Kunø Hjerrild.

For at nå målene har de hos Muffbyg A/S prioriteret den digitale udvikling højt. Det har blandt andet betydet, at de har fået professionel hjælp til alle skridtene undervejs.

Analysen af deres kunder og ønskekunder fik de foretaget af et konsulentfirma, ligesom et andet konsulentfirma stod i spidsen for kodningen af deres nye hjemmeside.

Alt sammen i erkendelse af, at de ikke havde de rette kompetencer til at nå i mål med virksomhedens digitale udvikling på det niveau, de ønskede.

Et af målene for Muffbyg A/S var at kommunikere bedre ud, hvilken virksomhed de er i dag. For Muffbyg A/S er ikke længere det tømrerfirma, som Jakob Muff grundlagde, da han byggede sit eget hus i 2003. Der er kommet mange flere ansatte til, og så er firmaet i dag en storentreprenør, der også har projekter uden for Esbjerg.

De arbejder også med fagentrepriser, hovedentrepriser og totalentrepriser, og den side af virksomheden blev tilbage i 2019 ikke kommunikeret godt nok til kunderne.

Det har den digitale udvikling dog haft en positiv effekt på, ligesom den satte gang i en kulturændring.

- Vi har fået en helt andet forståelse for, hvem vi er, og vi har fået en bedre forståelse af en fælles identitet. Jeg synes, det har sat gang i en hel masse af de bløde værdier i Muffbyg A/S på den måde. Og så er vi jo begyndt at tænke mere som en større virksomhed, der også arbejder på de strategiske, taktiske og operationelle niveauer, siger Maria Kunø Hjerrild og fortsætter:

- Vi har fået en fælles forståelse af, hvilken udviklingsrejse det er, Muffbyg A/S skal ud på. Vi har en fælles rute, som vi følger, og den er vi tro ved. Den rute kan hele tiden guide os ind på, hvad det var, vi aftalte for at nå vores strategiske mål. Derfor er det også skrevet ind i vores forretningsplan.

I dag sidder både Maria Kunø Hjerrild og ledelsen derfor også med fornemmelsen af, at de har valgt den rigtige måde at håndtere Muffbyg A/S' digitale udvikling. De er startet fra bunden af digitaliseringsstigen med professionel hjælp på hvert trin, de når op på.

- Vi har fået fortalt, at vi er oppe i en anden liga, end da Muffbyg A/S blev grundlagt, og vi er langt flere mennesker på kontoret for at kunne håndtere den ordretilgang, der er kommet efter, vi påbegyndte den her udvikling.

- Men den strategiske og digitale udvikling er en vedvarende proces, vi skal fortsætte med at arbejde med. Vi har for eksempel været på endnu en workshop for at tale om vores udfordringer, og hvor det ville være smart at udvikle og effektivisere, siger Maria Kunø Hjerrild.

I øjeblikket er næste projekt derfor at strømline processen og produkterne i virksomheden mere, så arbejdsdagen og opgaverne både bliver nemmere for medarbejderne, men også så kunderne får et bedre og mere ensartet produkt.

- Det skal ikke være rigide processer, men smarte ting, der letter vores hverdag, så vi i sidste ende kan levere et bedre og mere ensartet produkt. Det skal være en Muffbyg-standard, og ikke afhænge af hvilken projektleder man har. Men selvfølgelig er det med respekt for de forskellige arbejdsområder, vi har, slutter Maria Kunø Hjerrild.

Hun påpeger samtidig, at det er en spændende og interessant udvikling, Muffbyg A/S har været i gang med de seneste to år, og den udvikling fortsætter længe endnu.

UDVIKLING: Det kan være en svær proces at gribe digitalisering an, for hvor skal man starte? Og kan man klare opgaven selv, eller skal man have hjælp udefra? Behøver man lave en grundig plan på forhånd, eller kan man tage det, som det kommer?

Der er mange spørgsmål i forbindelse med den digitale udvikling, og derfor har Erhvervsliv Esbjerg talt med Torben Schwartz, der er forretningsudvikler i Erhvervshus Sydjylland, for at indhente nogle gode råd til en virksomheds digitalisering.