Bliv ekspert i kundeservice: Få styr på henvendelserne og let arbejdsbyrden med Zendesk
Kundesupport-værktøjet Zendesk løfter en stor del af arbejdsbyrden for et kundeservice-team. Det er tilfældet for børnetøjsforretningen Kids-world, der sælger tøj online.
Stifter Annette Lykke Nielsen er stor fortaler for værktøjet Zendesk, som de implementerede i virksomheden sidste år.
Ifølge hende er værktøjet nemt og intuitivt, så det handler blot om at komme i gang, hvis man vil levere den bedste kundesupport.
Læs med her, hvor Annette Lykke Nielsen deler ud om sin viden og erfaring med Zendesk, og hun fortæller hvilke fordele, der er ved værktøjet.
Værktøj: Børnetøjsbutikken Kids-world, der er blevet en kæmpe succes siden stiftelsen i 2006, er Danmarks største onlineforhandler af børnetøj, fodtøj, legetøj og interiør til børn.
Ideen til Kids-world opstod, da parret Annette Lykke Nielsen og Jesper Klit Johansen savnede en webshop, der kunne tilbyde et tidssvarende og godt udvalg af børnetøj samtidig med, at der blev udvist en fantastisk kundeservice.
Det betød, at de i 2018 modtog E-handelsprisen “Brugernes Favorit” og Børn i byen-prisen “Årets forretning”.
Når det handler om kundesupport og kommunikation med kunderne, har Kids-world siden 2021 brugt værktøjet Zendesk.
Zendesk er en servicefokuseret CRM-virksomhed, som udvikler software, der er designet til at forbedre kunderelationer. Brugen af værktøjet har i høj grad gjort hverdagen lettere for medarbejderne i Kids-world. Da Erhvervsliv Esbjerg i februar talte med Annette Lykke Nielsen om netop værktøjer, der gør deres hverdag nemmere, lød forklaringen på brugen af Zendesk blandt andet således:
- Sidste år implementerede vi Zendesk i vores kundeservice, så vi altid kan holde styr på vores kundehenvendelser. Vi har tidligere kørt med Outlook, og det fungerede rigtig godt for fem-otte år siden, men det er for tungt, og vi har for meget korrespondance til, at det fungerer. Det gjorde det svært at få tråd i tingene.
Her deler Kids-world og Annette Lykke Nielsen sine erfaringer med Zendesk.
Værktøjer til en lettere hverdag
"Tre værktøjer" til en lettere hverdag' er et fast element i Erhvervsliv-medierne, der hver især dækker virksomhederne i Aarhus, Esbjerg, Odense, Randers og Trekantområdet.
Hen over sommeren har vi talt med virksomheder om, hvilke værktøjer der gør hverdagen letter. Her kommer sidste artikel i serien, hvor Erhvervsliv Esbjerg kigger på værktøjet Zendesk.
De fem udvalgte værktøjer er:
- Marketing: Ahrefs
- Møder: Calendly
- Kommunikation: Slack
- Økonomi: Dinero
- Kundeservice: Zendesk
Hvad bruger man Zendesk til?
- Vi bruger primært Zendesk i vores kundeservice support - det er et fint, overskueligt ticket-system, der hjælper os med at holde styr på alle kundehenvendelser – uanset om det er via mail, chat eller andet. På denne måde kan vi altid holde styr på, at kundens henvendelse bliver håndteret med god kompetence og hurtigt.
- Dertil kan vi via Zendesk få gode statistikker på, hvornår vi får flest henvendelser og på denne måde optimere vores bemanding herefter.
Tilbage i februar forklarede Annette Lykke Nielsen, hvordan den slags statistikker er en fordel for Kids-world:
- Systemet giver os statistik hver uge på, hvor mange mails vi får, og på hvilke ugedage vi får flest. Det har givet et helt andet flow og meget bedre overblik. På den måde ved teamkoordinatoren i kundeservice, at vi for eksempel får flere mails om tirsdagen end om onsdagen og torsdagen, så det er bedre, at vi har en ekstra mand på arbejde tirsdag i stedet for, at teamet er bagud, når personen møder ind torsdag.
Hvordan bruger I det?
- Vi bruger Zendesk meget aktivt – hver eneste dag. Alt vores skriftlige kontakt mellem vores kundeservice og kunder foregår via Zendesk. Dertil har vi en integration til vores shopsystem, så vi på den bedste måde nemt kan få de relevante oplysninger til at kunne svare klart og hurtigt på henvendelsen.
- Vi bruger desuden aktivt Zendesk til at fordele arbejdet blandt vores ni dygtige kundeservicemedarbejdere, alt efter hvem der er på arbejde i de givne timer.
Endvidere kan Zendesk lette arbejdsbyrden for kundeservicemedarbejderne i forhold til at svare på spørgsmål, der går igen.
- Man kan også lave en såkaldt makro, så hvis vi får mange mails med samme spørgsmål, så kan systemet generere 90 procent af svaret på forhånd i form af en rimelig standard besked, som kundeservice-teamet kan personliggøre til den specifikke kunde. På den måde skal teamet ikke skrive den samme sætning om og om igen i forhold til for eksempel reklamationsret. Det gør livet i kundeservice meget lettere, og vi når samtidig mange flere kundemails med meget kortere svartid.
Hvilke fordele giver det?
- Udover det åbenlyse – at holde styr på kundehenvendelser og få dem besvaret inden for vores fastsatte tid – bliver Zendesk også hurtig en vidensdatabase blandt medarbejderne, både i forhold til vores store varesortiment men også kundeoplevelser.
- Dertil er Zendesk også en stor hjælp i forhold til sprog og indeholder mange oversættelsesmuligheder, da vi får henvendelser fra hele verden, har det vist sig at være en stor hjælp.
- Det er et super godt værktøj, så vi er simpelthen bedre forberedt. Vi vil gerne give vores kunder det bedste, og det er vigtigt, at vi ikke farer vild i vores post-its, hvis vi skal leve op til det. Zendesk højner serviceniveauet og gør også arbejdsdagen nemmere. Jeg er enormt positivt overrasket over det.
- Sidste år implementerede vi Zendesk i vores kundeservice, så vi altid kan holde styr på vores kundehenvendelser. Vi har tidligere kørt med Outlook, og det fungerede rigtig godt for fem-otte år siden, men det er for tungt, og vi har for meget korrespondance til, at det fungerer. Det gjorde det svært at få tråd i tingene.
- Derfor gik vi i gang med Zendesk-systemet. Før arbejdede vores kundeservice-team så meget, at de arbejdede for en ekstra mand, men nu arbejder de alle sammen helt almindelig fuldtid uden overarbejdstimer, som de alle havde før. Og det er ved, at vi har fået implementeret Zendesk.
Hvordan kommer man i gang?
- Det er super nemt at komme i gang med, da Zendesk er en cloud-baseret løsning, kan det let hentes ned til både computer, telefon eller tablet.
Man finder al info om værktøjet på zendesk.dk, hvor man også kan få hjælp til at integrere Zendesk med sine systemer.